BẢY NGUYÊN TẮC VÀNG KHI VIẾT EMA
MƯỜI NGUYÊN TẮC VÀNG KHI SỬ DỤNG
EMAIL
Viết một Email dễ hiểu là công việc
của người viết chứ không phải của người nhận. Nhưng thỉnh thoảng người nhận phải
mất thời gian dài và rất khó khăn để hiểu được bức thư. Về cơ bản gửi một Email
tồi là tỏ ra không tôn trọng người nhận và không lịch sự. Người viết làm một
việc nhẹ nhàng còn người nhận thì phải làm rất nhiều việc.
Sau
đây xin giới thiệu "10 nguyên tắc vàng" khi
gửi một Email tốt nhất có thể được và làm cho mọi người cảm thấy dễ chịu.
Nguyên tắc số 1:
Subject, Cc: và Bcc:
Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì
mà không cần phải đọc hết thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email
theo từng loại. Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư.
Ðừng viết “Subject” là Thư của bạn hay Thư. “Subject” như vậy
không có thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó
khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm vào bức
thư trả lời (với từ "Re" nghĩa là "Về"). Và bạn được nhận lại
chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được
nội dung bức thư mà mình đã gửi không?
Hai
cái hộp nữa là Cc: (Carbon copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất
cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư,
và người nhận trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với
Bcc thì không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được
sao gửi cho Bcc.
Nguyên tắc số 2:
Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết
Email có thể có hai dạng khác nhau là
Inline plain text
và
Attachment.
Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một attachment
là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài liệu .doc hay
bức ảnh .jpg) mà bạn đính kèm hay thêm vào Email. Khi một người nào đó
nhận được Email với văn bản bình thường (Inline plain text), họ có thể đọc nó
trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file
đính kèm bằng chương trình thích hợp (ví dụ như MSO Word hay MSO Picture
Manager).
Có
rất nhiều vấn đề với file đính kèm:
Nguyên tắc số 3:
Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên
kết)
Văn
bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font chữ
Courier hoặc
Courier New).
Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI-Times
hoặc .VnTime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình
đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm.
Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn
muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.
Nguyên tắc số 4:
Một dòng không nên quá dài
Một
chương trình đọc Email nào đó có thể không xử lý một dòng văn bản theo cùng một
cách với chương trình của bạn. Và do đó một dòng văn bản khi người nhận đọc sẽ
không giống như bạn viết. Vậy đâu là giải pháp?
Hãy
viết từng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả dấu trống).
Ðiều đó có nghĩa là sau khi gõ được 64 kí tự thì bạn nên nhấn Enter.
Nguyên tắc số 5:
Ðừng la hét? (YELL!)
Ðừng viết tất cả mọi thứ bằng chữ viết hoa. Nói chung thật là không lịch sự (đặc
biệt là trong Tiếng Anh) khi viết quá nhiều chữ viết hoa. Trước hết, văn bản
viết bằng chữ hoa thật là khó đọc. Bạn cũng chưa bao giờ thấy một cuốn sách nào
toàn là chữ hoa đúng không? Toàn bộ bức thư mà được viết bằng chữ hoa gọi là la
hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu là người gửi cần nói to những chỗ viết hoa).
Tại sao lại khó đọc chữ viết hoa?
Hãy
nhìn vào những từ sau đây:
-
ENGLISH (chữ viết hoa)
-
English (chữ đầu viết hoa và
các chữ sau viết thường)
Chữ
thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy
không? Còn chữ thứ hai có một kiểu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc, đặc biệt là khi
đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng ký tự
một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như SPANISH.
Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với Subject
thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào
đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này “
* ”.
Nguyên tắc số 6:
Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt
Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người
(gửi và nhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu, bạn đã không thành công
trong giao tiếp. Sau đây là một số quy ước về viết tắt trong thư điện tử:
2u = to you; 24/7 = 24 hours a
day 7 days a week; asap = as soon as possible; atb = all the best;
atm = at the moment; bcs = because; b4 = before; btw
= by the way.
Và
còn nhiều lắm, các bạn có thể tìm thấy ở:
http://www.englishclub.net/forums/abbreviations/b.shtml
Nguyên tắc số 7:
Hãy chú trọng lỗi chính tả
Cần chú trọng lỗi chính tả và
hình thức email, nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Cách tốt nhất
để kiểm tra lỗi chính tả là bạn bật chế độ tự động kiểm tra của máy tính, hoặc
tự kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi thư. Một Email nhiều lỗi chính tả là thể hiện
sự thiếu tôn trọng đối tác và khách hàng. Email nên sử dụng câu ngắn, giữa các
đoạn cần cách dòng để bức thư được rõ ràng đối với người đọc.
Nguyên tắc số 8:
Hãy ký tên trong Email của bạn
Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự.
Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại...
Bạn
có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ
Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Vol.vnn.vn hoặc
Yahoo.
Nguyên tắc số 9:
Hãy trả lời càng sớm càng tốt
Hãy trả lời Email càng sớm càng
tốt. Tại các công ty lớn, vị CEO cao nhất cũng phải giữ cho mình thói quen trả
lời Email sớm bởi nó thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau và làm việc khoa học, tránh
dồn công việc ứ đọng. Và cũng cần nhớ, nên đọc kỹ Email trả lời ít nhất một lần
trước khi click “Gửi đi”.
Hãy Copy, Forward (gửi chuyển
tiếp) Email của bạn cho những người có liên quan, từ sếp đến đồng nghiệp. Việc
bạn Cc: Email sẽ giúp những người có liên quan theo dõi công việc chung, kiểm
tra lẫn nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, sếp cũng có thể dõi theo tiến độ
công việc của cả hệ thống.
Nguyên tắc số 10:
Hãy cẩn thận với thư rác
Với đối tượng “thư rác”, cách
tốt nhất là bạn hãy tống nó vào ngăn rác, hoặc sử dụng phần mềm chặn các bức thư
không mời mà đến này. Việc bạn “thử” click vào thư rác sẽ giúp người gửi xác
nhận địa chỉ Email của bạn là thực, từ đó, bạn sẽ liên tục bị tấn công.
Hãy tạo thói quen sử dụng Email theo
những nguyên tắc đơn giản trên, bạn sẽ chứng tỏ và duy trì tác phong chuyên
nghiệp của mình trong môi trường kinh doanh năng động, không những thế còn tăng
hiệu suất công việc.
Hoàng Hà (st)